Планування

Програма дозволяє планувати обсяги продажів і закупівель у кількісних і сумових показниках, обсяги збирання (розбирання) у кількісних показниках, а також виконувати асортиментне планування продажів..

Планування продажів

Прогнозування продажів може виконуватися в розрізі окремих складів або в розрізі форматів магазинів (складів), в розрізі менеджерів, клієнтів, або окремих угод з клієнтами. План продажів фіксується на певний період часу із заданою періодичністю плану: тиждень, декада, місяць тощо. Програма надає звіти для план-фактного аналізу виконання планів усіх видів.

Асортиментне планування продажів

Асортиментне планування продажів надає такі можливості:

• планування продажів у розрізі товарних категорій
• планування продажів у розрізі форматів магазинів і номенклатури
• деталізація загального плану продажів за категоріями до номенклатури із застосуванням коефіцієнтів розбиття
• управління колекціями товарів
• заповнення планів продажів і закупівель за асортиментом
• використання середньої ціни продажу

Планування закупівель

Планування можна здійснювати з різним ступенем деталізації. Під час планування можуть використовуватися джерела даних:

• планові і фактичні обсяги закупівель і продажів
• обсяги замовлень
• товарні залишки та інші джерела

Також передбачена можливість планування збирання (розбирання) у кількісних показниках. Є можливість формування замовлень постачальнику на підставі планів закупівлі та планів збирання, а також формування замовлень на збирання (розбирання) на підставі планів складання збирання (розбирання).

Визначення правил продажу

Умови роботи з клієнтами

Для реєстрації типових умов продажу, що застосовуються до сегменту партнерів (оптові клієнти, дистриб’ютори, мережеві магазини тощо), передбачені типові угоди з клієнтами, використання яких дозволить встановити:

• цінові умови (ціни та знижки)
• фінансові умови (валюта, графік, форма оплати, порядок розрахунків)
• логістичні умови (склад відвантаження, термін поставки)
• інші (організація, оподаткування, сегмент клієнтів, сегмент номенклатури та інші умови)

Типова угода підходить для роботи з необмеженою кількістю клієнтів.

Можна формувати різні типові угоди, якщо розрізняються умови продажів різних груп товарів (сегментів номенклатури). Основне завдання фіксації умов продажу в угоді – автоматичний контроль їхнього дотримання під час продажу товарів.

Для тих клієнтів, робота з якими здійснюється на особливих умовах, можна задати індивідуальні умови продажу. 

Встановлення цін

Прикладне рішення дозволяє визначити різні види цін товарів. Для кожного виду ціни визначаються валюта ціни, правила розрахунку, метод округлення та інші характеристики.

Для кожного виду ціни визначаються свої правила розрахунку (спосіб встановлення ціни).

Передбачена можливість призначити алгоритми розрахунку цін:

• на основі даних, що зберігаються в інформаційній базі
• у вигляді довільних формул

Правила розрахунку цін можуть бути деталізовані до цінових груп товарів. Для кожної цінової групи товару може бути задана своя формула розрахунку. Для створення формул розрахунку можна використовувати конструктор формул.

Розрахунок цін на основі даних інформаційної бази надає різні можливості. Наприклад, можна отримати дані про мінімальну ціну ринку на основі зареєстрованих даних про ціни конкурентів і постачальників.

Умови за знижками (націнками)

Передбачена можливість призначати ручні й автоматичні знижки (націнки). Знижки (націнки) можуть застосовуватися як в оптовій, так і в роздрібній торгівлі.

Знижка (націнка) може бути призначена:

• конкретному клієнту відповідно до умов продажу (в разі оформлення індивідуальної угоди з клієнтом) або групі клієнтів відповідно до умов продажу (в разі оформлення типової угоди з клієнтами)
• за картою лояльності певного виду, пред’явленою клієнтом
• у разі оформленні продажів із конкретного складу (магазину)

Передбачено призначення як процентної, так і сумової знижки (націнки), а також надання бонусних знижок (подарунків, знижок кількістю). Знижка кількістю застосовується в тому випадку, якщо в якості бонусу (подарунка) надається такий же товар. Подарунок застосовується в тому випадку, якщо під час купівлі певної кількості товарів із якогось сегмента необхідно надати в подарунок інший товар. Знижка (націнка) може бути призначена за певним сегментом номенклатури, на будь-яку номенклатуру зі списку. Відсоток і сума знижки можуть бути уточнені для кожної цінової групи.

У прикладному рішенні передбачено різні типові схеми умов надання знижок (націнок) (за разовий обсяг продажів, за форму оплати, за час продажу та інші.). Знижки (націнки) можуть бути об’єднані в групи, для кожної з яких визначається правило спільного застосування знижок (націнок) всередині групи. Можуть бути різні варіанти спільного застосування знижок (націнок):

• Мінімум – у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі буде обрана знижка з мінімальним значенням
• Максимум – у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі буде обрана знижка з максимальним значенням
• Додавання – у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі знижки (націнки) будуть складатися, тобто буде застосована знижка (націнка), яка дорівнює сумі знижок або націнок
• Множення – у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі знижки (націнки) будуть застосовуватися послідовно
• Витіснення – у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі буде діяти тільки знижка, яка має найвищий пріоритет у групі

Допустимі значення ручних знижок для оформлення продажів можуть бути обмежені. Обмеження можуть бути визначені для конкретних менеджерів (користувачів) або для конкретних клієнтів (в угодах про умови продажів). Обмеження ручних знижок (націнок) можна також деталізувати до цінових груп. 

Передбачено можливість завантаження нових знижок (націнок) з довільними умовами надання, використовуючи зовнішні додаткові обробки.

Застосування для управління продажами в дистрибуції, проектними продажами, крупно і дрібнооптовою торгівлею

Автоматизація бізнес-процесу продажу

Для підвищення ефективності «довгих» продажів, у системі передбачена можливість автоматизації повного процесу управління угодою. Підтримуються кроки бізнес-процесу, починаючи з моменту погодження комерційної пропозиції на підставі даних про первинний інтерес клієнта в оформленій із ним угоді, продовжуючи формуванням комерційної пропозиції, погодженням вартості, графіка оплат і поставок, укладенням договору забезпеченням угоди товаром, і закінчуючи контролем виконання зобов’язань щодо оплати та відвантаження.

Комерційні пропозиції

Комерційні пропозиції дозволяють фіксувати історію переговорів із клієнтом щодо визначення складу й умов продажів.

• Менеджер формує комерційну пропозицію. Комерційна пропозиція може бути сформована у форматах .doc (Microsoft Word), .odt (OpenOffice), *.mxl
• Менеджер відсилає комерційну пропозицію клієнту
• Клієнт надсилає відповідь, яка фіксується у вигляді комерційної пропозиції, що введена на підставі вихідної комерційної пропозиції
• За результатами погодження менеджер вказує ті позиції, за якими з клієнтом погоджені умови

Після того, як комерційну пропозицію погоджено й договір укладено, виконання поставок виконується в рамках замовлень.

Управління замовленнями клієнтів

Замовлення є «центром управління» всіма подальшими діями його виконання.

Управління процесом виконання замовлення здійснюється через відповідні статуси і стани документа. Стан замовлення розраховується автоматично й сповіщає про поточний стан справ на замовлення у міру проходження бізнес-процесу продажів.

У будь-який момент менеджер може отримати детальну інформацію про стан замовлення: яким чином має бути оплачене замовлення клієнта відповідно із зазначеними в ньому етапами оплати, станом оплати за замовленням та станом відвантаження за замовленням. Для підвищення зручності забезпечено візуальне відображення стану забезпечення замовлень.

Програма автоматично контролює відповідність замовлень умовам торговельних угод, не дозволяючи відхилятися від них користувачам, які не мають відповідних прав. Для погодження відхилень від умов угоди може використовуватися бізнес-процес “Узгодження замовлення”. Система автоматично направляє уповноваженим користувачам завдання на погодження замовлення й затверджує його за умови наявності позитивного рішення відповідальних за погодження осіб.

Можливо увімкнути відокремлений облік собівартості для будь-якого замовлення. Цей режим обліку дозволяє точно визначити рентабельність окремого замовлення.

Самообслуговування клієнтів

У програмі передбачена можливість самостійної реєстрації замовлень клієнтами через Інтернет. Клієнту надається доступ до інформаційної бази і вказується пароль входу.

Працюючи в системі самообслуговування, клієнт може виконати такі дії:

• Подивитися загальну інформацію за своїм замовленням
• Оформити нове замовлення, вказати спосіб доставки. Під час підбору в замовлення, клієнт може переглянути картку товару з коротким описом і фотографією товару
• Подивитися стан замовлень
• Проконтролювати стан взаєморозрахунків, уточнити свої дані
• Зареєструвати скаргу або претензію, бачити стан її обробки
• Зареєструвати заявку на повернення
• Оформити звіт про продажі, якщо клієнт є комісіонером
• Оформити акт розбіжностей під час приймання товарів
• Зареєструвати плани закупівель товарів
• Отримувати автоматичні повідомлення за результатами подій в інформаційній базі або на основі аналізу даних

Інформація, яка введена зовнішнім користувачем, автоматично з’являється в інформаційній базі. Замовлення, що оформлені зовнішнім користувачем, обробляються, як будь-які інші замовлення.

Автоматизація продажів групи торгових компаній/холдингу

Підтримується схема роботи «Інтеркампані»: товар закуповується на одні організації компанії, а продається від особи інших організацій. В цій схемі роботи відповідно до налаштованих правил автоматично підбирається організація-власник товару, що продається, оформляється перепродаж товару між організаціями в середині компанії.

Управління торговими представниками

У програмі реалізована функціональність з управління торговими представниками (торговими агентами): закріплення клієнтів за агентами, призначення графіка відвідування, планування відвідувань клієнтів, формування детальних завдань зі збору замовлень і рішенням інших довільних питань. За результатами відпрацьованих завдань в інформаційній базі можуть бути автоматично створені замовлення клієнтів. Також фіксується інформація про витрати торгового представника (авансові звіти) і зібрана інформація про клієнтів.

Застосування для управління продажами в роздрібній мережі

Програма дозволяє автоматизувати управління продажами через власну мережу магазинів. Для мережі магазинів є можливість:

• Формування асортименту товарів відповідно до форматів магазинів (супермаркет, магазин біля будинку, бутик тощо)
• Встановлення кількісних обмежень (квот) для категорій товарів у магазинах різних форматів
• Визначення складу товарної категорії – які саме товари будуть представляти кожну категорію в кожному форматі
• Визначення ролі товару в асортименті, стадії асортименту і призначення виду цін для товарів асортименту
• Проведення аналізу асортименту

Залежно від формату магазинів застосовуються різні схеми автоматизації.

Інтеграція зі спеціалізованим рішенням, встановленим у магазинах

Для управління продажами в роздрібній мережі рекомендується використовувати “BAS Управління торгівлею” у зв’язці з рішенням «BAS Роздрібна торгівля» або одним із галузевих рішень на базі «BAS Роздрібна торгівля». Така схема забезпечує:

• В офісі – максимальні можливості управління складами, управління взаємовідносинами з постачальниками, планування й аналіз продажів у різних розрізах, організації акцій підвищення лояльності покупців
• У магазині – автономну роботу, не залежну від надійності каналу зв’язку з офісом, зручне, функціональне робоче місце касира

Продажі в магазині, автоматизованому за допомогою «BAS Управління торгівлею»

Роздрібні операції можуть також виконуватися й безпосередньо в «BAS Управління торгівлею». В цьому випадку можна використовувати різне торгове обладнання та реєстратори розрахункових операцій (РРО): фіскальні реєстратори, сканери штрих-кодів, електронні ваги, термінали збору даних тощо.

Під час оформлення роздрібних продажів касир використовує спеціалізоване робоче місце, яке дозволяє виконувати послідовно всі операції, що стосуються продажу товарів у торговому залі:

• відкриття касової зміни
• оформлення чека
• прийом оплати від покупця
• закриття касової зміни
• передача роздрібного виторгу до каси підприємства

Оплата чека може виконуватися готівкою або з використанням платіжних карт. 

У процесі оперативної роботи передбачена можливість оформлення повернень протягом касової зміни.

Програма дозволяє не тільки проводити оплату платіжними картами (еквайрингові операції), але і відстежувати процес перерахування грошових коштів із банку.

Продажі в неавтоматизованих (віддалених) точках

Програма автоматизує роботу з віддаленими торговими точками, у яких не забезпечений доступ до інформаційної бази. Наприклад, це можуть бути невеликі магазини, торгові павільйони, ярмаркові місця тощо.

Управління запасами

лючовими цілями процесу управління запасами є:

• наявність запасів на складі в необхідній кількості
• досягнення бажаного рівня обслуговування клієнтів
• зниження потреби в обігових коштах
• поліпшення показників обігу товарів
• зниження витрат підприємства на закупівлю і зберігання товарів
• усунення надлишкових запасів

Для повного досягнення вищевказаних цілей прикладне рішення дозволяє підтримувати запаси на складі, забезпечувати кількість товарів за поточними замовленнями на відвантаження й забезпечувати потреби за планами закупівель.

Спрощене підтримання запасів на складі

Спрощене підтримання запасів на складі пов’язане з виконанням завдань:

• контроль поточного залишку товарів на складі
• визначення максимального й мінімального об’єму запасів
• розрахунок середньоденного споживання товарів
• визначення постачальника й умови роботи з ним
• формування замовлень постачальникам на ту кількість товарів, яка необхідна для підтримки запасу

Спрощене підтримання запасів на складі здійснюється відповідно до параметрів:

• Мінімальний залишок – бажана кількість товарів, яка визначається терміном поставки
• Максимальний залишок – бажана кількість товарів, що визначає рівень запасів і частоту завезення

Розширене підтримання запасів на складі

Розширене підтримання запасів на складі пов’язане з виконанням завдань:

• контроль поточного залишку товарів на складі
• визначення максимального й мінімального об’єму запасів
• визначення способу й методу забезпечення потреб
• вибір джерела забезпечення потреб
• розрахунок середньоденного споживання товарів
• визначення постачальника й умови роботи з ним
• формування термінів та графіків поставки товарів (дата поставки, дата відвантаження)
• формування різних замовлень (замовлення постачальника, замовлення на збирання, замовлення на переміщення)

Забезпечення поточних замовлень на відвантаження

Для забезпечення поточних замовлень на відвантаження передбачені сервіси автоматизації рутинних операцій:

• визначення способу забезпечення потреб
• коригування графіків поставки
• контроль кількості товарів, необхідних для забезпечення потреб
• визначення джерела забезпечення потреб
• контроль кількості товарів, які вже забезпечено на замовлення на відвантаження
• вибір режиму забезпечення замовлень на відвантаження
• формування різних замовлень

Забезпечення потреб за плановими закупівлями

За наявності особливих вимог до термінів забезпечення потреб (наприклад, тривалий термін поставки) застосовується об’ємно-календарне планування. Об’ємно-календарне планування – передбачає забезпечення потреб шляхом формування замовлень постачальникам на підставі попередньо сформованих планів закупівель.

Для забезпечення потреб за планами закупівель передбачене робоче місце “Формування замовлень постачальникам за планами”.

Управління закупівлями

Для управління закупівлями передбачені різні можливості:

• підбір постачальників товарів
• різні умови закупівель
• підтримка різних схем прийому товарів від постачальника
• різні варіанти формування замовлень постачальникам і контроль їх виконання
• корегування й закриття замовлень постачальникам
• моніторинг цін постачальників
• оформлення поставки товарів
• складання графіків поставок і графіків платежів
• коригування надходжень і повернення постачальникам

Управління складом

еалізований детальний оперативний облік товарів на складах, забезпечується повний контроль запасів товарів на підприємстві.

Прикладне рішення дозволяє:

• управляти залишками товарів в різних одиницях виміру на безлічі складів
• вести окремий облік власних товарів, товарів, прийнятих і переданих на реалізацію
• деталізувати розташування товару на складі за місцями зберігання, дозволяє оптимізувати збирання товарів на складі
• враховувати серії товарів (серійні номери, терміни придатності тощо)
• задавати довільні характеристики товарів (колір, розмір, інші)
• враховувати податковий код (код УКТЗЕД, КВЕД, ознаку імпортного товару) і номер ВМД
• оформляти операції збирання/розбирання товарів
• резервувати товари

Надходження товарів

Для відображення операцій надходження може використовуватися як спрощена схема документообігу, так і докладний облік з використанням ордерної схеми і адресного складу.

Для підвищення ефективності роботи в програмі передбачено робоче місце з приймання товарів.

Відвантаження товарів зі складу

озпорядженнями на відвантаження є документи реалізації. За ними автоматично формуються видаткові ордери. Якщо склад розділений на приміщення, то автоматично формуються видаткові ордери за кожним приміщенням, в залежності від наявності товарів в приміщенні. За видатковими ордерами автоматично формуються завдання на відбір товарів. При необхідності можуть формуватися завдання на перепакування товарів. Товари переміщуються в зону відвантаження.

Для підвищення ефективності роботи зі збирання товарів передбачено робоче місце комірника за відвантаженням товарів.

Інвентаризація товарів

На практиці процес інвентаризації на складі є тривалим, тому він оформляється в програмі в рамках наказу на інвентаризацію.

У програмі передбачена можливість перераховувати товар в комірках без зупинки продажів. Комірки складу на момент перерахунку блокуються. Після перерахунку товарів реєструються надлишки, нестачі товарів. На підставі цих даних аналізується можливість заліку пересортиці товарів.

Інший рух товарів

У програмі передбачена обробка, яка дозволяє розподілити надлишки і недостачі за організаціями з урахуванням залишків конкретних організацій і сформувати документи списання та оприбуткування.

У програмі реалізована функціональність з оформлення та виконання переміщень між складами, відпуск товарів на внутрішні потреби, операції збирання/розбирання.

Дані про планові внутрішні переміщення використовуються при розрахунку необхідних запасів товарів.

Серійний облік товарів

Програма дозволяє враховувати товари в розрізі серій і термінів придатності. Серії та терміни придатності є розрізом (аналітикою) складського обліку, можуть зазначатися при надходженні і відвантаженні товару. Товари з серіями та термінами придатності можуть брати участь у внутрішньому товарообігу організації.

Для кожного виду номенклатури можна налаштувати свою політику обліку серій товарів.

Мобільне робоче місце працівника складу

Комірники можуть працювати з програмою мобільно, за допомогою спеціалізованого терміналу збору даних та програмного модуля «Мобільне робоче місце комірника». Реалізована підтримка двох основних розмірів екранів терміналів збору даних: 320х240, 240х320, і 320х320.

Мобільне робоче місце працівника складу може використовуватися на складі (приміщенні) з адресним зберіганням товарів. Коли для працівника складу створюється завдання на відбір, розміщення товарів, перерахунок товарів – завдання з’являється у списку на екрані мобільного робочого місця.

Доставка товарів

Програма дозволяє автоматизувати процес доставки товарів клієнтам, а також процес доставки товарів при переміщенні товарів між складськими приміщеннями.

Доставка товарів може здійснюватися як власним транспортом, так і за допомогою зовнішньої транспортної компанії (перевізника). Всі завдання на перевезення формуються з урахуванням зони доставки, порядку об’їзду адрес доставки, а також з урахуванням вантажопідйомності транспортного засобу.

Фінанси

Планування руху грошових коштів

У програмі забезпечується можливість планування, реєстрації надходжень і виплат готівкових та безготівкових грошових коштів. Узагальнені дані про планування руху грошових коштів представляються у вигляді платіжного календаря.

Надходження коштів планується виходячи з інформації про плановану оплату замовлень клієнтів. При плануванні надходження коштів також враховуються інші надходження грошових коштів (наприклад, надання кредитів).

Витрати грошових коштів плануються на підставі попередньо оформлених і затверджених заявок на витрачання грошових коштів.

Підтримується Еквайринг: програма забезпечує можливість обліку надходжень та повернень коштів, що надійшли за допомогою банківських пластикових карт різних платіжних систем.

Визначення фінансового результату

Облік собівартості ведеться в розрізі організацій, що дозволяє підвищити сумісність з бухгалтерським обліком. Є можливість обирати облікову політику обліку собівартості складських залишків в розрізі партій (документів надходження), а також списання партій при вибутті товарів за методом ФІФО. Підтримуються наступні методи розрахунку собівартості запасів:

• Середня за місяць
• FIFO (зважена оцінка)
• FIFO (змінна оцінка)

Підтримується облік собівартості товарів в розрізі податкових призначень товарів.

Фінансовий результат визначається шляхом співставлення витрат з отриманими доходами. У програмі реалізований повний контур обліку фінансових результатів, який включає в себе наступні напрямки:

• Облік виручки і собівартості продажів
• Облік інших доходів і витрат
• Розподіл видатків на собівартість товарів
• Розподіл доходів і витрат на напрями діяльності
• Облік фінансових результатів
• Аналіз доходів, витрат і фінансових результатів

Контроль і аналіз діяльності підприємства

Звіт «Управлінський баланс» дає можливість контролю фінансового стану підприємства по статтях активів та пасивів в цілому по підприємству та з аналітикою по організаціях і підрозділах.

Прикладне рішення дозволяє налаштувати «приладову панель» керівника, виводячи на неї різноманітні показники діяльності підприємства.

Склад показників, алгоритми їх формування, форма подання можуть гнучко налаштовуватися.

Облік кредитів і депозитів

У програмі реалізований облік кредитів, депозитів і позик.

Функціональність програми дозволяє:

• зберігати умови договорів позик, кредитів і депозитів
• вести графіки фактичних оплат і нарахувань
• планувати рухи грошових коштів за кредитами і депозитами в платіжному календарі
• проводити план-фактний аналіз платежів

Регламентований облік згідно з українським законодавством

В рішенні ведеться облік ПДВ, акцизного податку з роздрібних продажів і Єдиного податку.

Підсистема обліку ПДВ призначена для виписки податкових документів.

Передбачено автоматичне нарахування податкових зобов’язань і кредиту. Підтримуються наступні моменти нарахування податкових зобов’язань і кредиту:

• За 1-ою подією
• По оплаті
• По відвантаженню

Спільна робота з бухгалтерськими програмами

Прикладні рішення «BAS Управління торгівлею» і «BAS Бухгалтерія» можна використовувати для роботи в спільному режимі. Одночасне використання двох програм надає:

• Підвищення ефективності управління торговим підприємством
• Консолідацію даних управлінського та бухгалтерського обліку
• Наявність в конфігурації «BAS Управління торгівлею» всіх даних, необхідних для управління торговим підприємством
• Наявність в конфігурації «BAS Бухгалтерія» всіх даних, необхідних для регламентованого обліку та складання звітності
• Можливість роботи співробітників в звичному для себе середовищі:
  • бухгалтера працюють в конфігурації «BAS Бухгалтерія»
  • менеджери працюють в конфігурації «BAS Управління торгівлею»

Обмін даними між конфігураціями проводиться на рівні документів та довідкової інформації.